Tiga Tahapan Untuk Rapat yang Sukses

Rapat merupakan alat penting untuk perencanaan bisnis dan merupakan cara yang efektif untuk memfasilitasi pengambilan keputusan, mengidentifikasi masalah dan mengembangkan strategi untuk mengatasi kemunduran – setidaknya itulah yang mereka berarti menjadi!

Namun, untuk beberapa organisasi, rapat dapat tampak kontraproduktif, tidak efisien, atau hanya hambatan biasa pada waktu Anda. Ini sering bisa menjadi hasil dari struktur pertemuan yang buruk dan perencanaan yang tidak memadai. Pertimbangkan jika rapat bisnis Anda mengalami salah satu dari hal berikut:

  1. Struktur yang buruk atau tidak ada agenda yang terorganisasi
  2. Tidak pernah berakhir dan tidak ada hasil yang dapat diidentifikasi yang tercapai
  3. Gratis untuk semua atau Anda hanya satu atau dua orang yang mendominasi percakapan
  4. Konflik yang tak terpecahkan yang membunuh produktivitas
  5. Tidak ada tindak lanjut – item yang disepakati selama pertemuan tidak ditindaklanjuti

Untuk mencapai pertemuan bisnis yang sukses dan menghindari jebakan pertemuan umum ini, penting untuk bekerja melalui tiga tahapan penting:

  1. Tinjauan ke masa depan – sebelum Anda menginjakkan kaki di ruang rapat, peserta perorangan perlu merencanakan dan mempersiapkan pertemuan. Ini berarti mengembangkan agenda sebelumnya, menjadi akrab dengan laporan dan data apa pun yang akan dibahas selama pertemuan dan menyiapkan pertanyaan-pertanyaan awal dan poin-poin diskusi untuk dibangkitkan. Terserah pengelola untuk memastikan bahwa materi didistribusikan secara tepat waktu – dan hingga peserta untuk meninjau semua yang mereka terima dan siap.
  2. Fasilitasi – Terlepas apakah ini adalah pertemuan awal atau mengejar mingguan, pertemuan bisnis yang sukses perlu difasilitasi. Satu orang harus bertanggung jawab memimpin rapat dan memastikan bahwa poin agenda ditutup pada waktu yang tepat. Ketua rapat juga perlu melakukan pertemuan dalam sebuah berorientasi pada hasil cara; potensi konflik harus dinaikkan, didiskusikan dan diperdebatkan, tetapi mereka seharusnya tidak menghambat pencapaian hasil dan tindakan. Seorang fasilitator dibutuhkan untuk memberikan arahan kepada pembicara dan memastikan semua orang memiliki suara. Akhirnya, harus ada penjaga catatan untuk mengambil menit dan mencatat setiap item tindakan dan tanggung jawab yang perlu ditugaskan.
  3. Mengikuti – pertemuan tidak berakhir setelah ditunda – tindak lanjut sama pentingnya dengan tahap sebelumnya. Hindari membagikan menit-menit terperinci kepada semua peserta – alih-alih meringkas poin-poin aksi penting dan tetapkan garis waktu untuk ditinjau.

Rapat adalah alat dan sumber daya untuk memfasilitasi operasi bisnis Anda – tetapi seperti alat apa pun, itu perlu dikuasai. Pengembangan manajemen dapat membantu organisasi Anda beroperasi secara efisien dan efektif – sehingga pertemuan Anda harus selaras dengan tujuan bisnis utama Anda.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *